Claudia Torre
Organizadora Profesional de Espacios Certificada
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Hay dos formas de papel, la entrante y la auto-generada. Aunque hoy en día puede tomarse en cuenta la digital como los correos electrónicos, mensajes de texto, cuentas en línea, estados de cuenta electrónicos, subscripciones, etc.
Entrante
- Recibos
- Cuentas
- Circulares
- Revistas
- Tickets
- Catálogos
- Estados de cuenta
- Calificaciones
- Permisos
- Diplomas
- Arte de los niños
- Publicidad
Auto-generado
- Listas de súper
- Recados
- Dibujos
- Reflexiones
- Listas de pendientes
- Teléfonos apuntados
- Fotos
- Tareas
- Diarios
- Cuadernos
- Recetas
Razones por las que todos deberíamos reciclar, chequen
Causas de la acumulación del papel
- El volúmen tan abrumador de comunicación escrita que entra a nuestras vidas y nos rebasa por falta de tiempo, enfoque, guía o energía.
- La falta de sistemas. Como nunca hemos tenido este volúmen antes, no ha habido tiempo de desarrollar, mucho menos de enseñar o aprender sistemas sólidos para lidiar con el papel que entra, o requiere de una acción.
- El simple hecho de pensar en papel es abrumador. Es lo último que las personas quieren enfrentar, por lo que lo evaden hasta que los supera y afecta su vida.
10 tips para reconciliarte con el papel en tu vida
1. Bandeja de entrada
- Una sola bandeja de entrada
- Cerca de la entrada de la casa u oficina
- Un bote de basura al lado para las cosas que sabes en el momento que bye!
- Del tamaño ideal para el volumen de papel que entra al hogar.
- De tu estilo: material, tamaño, diseño…
2. No eres tú, es la falta de un buen sistema
- Bote de Basura
- Trituradora
- Superficie plana y con espacio libre
- Un Sistema de Acción para los papeles que requieren acción inmediata
- Un archivero adecuado para los papeles de referencia
- Un abridor de correspondencia
- Marcador fosforescente
- Post-its
- Carpetas para proyectos
- Perforadora
- Protectores de hojas
- Folders/Folders colgantes
- Jinetes
- Etiquetadora
- Calendario
- Hojas reusables para notitas
- Una pluma que pinte
3. Renovarse o morir… aplastado por papeles en tu espacio
- Antes de guardar papelitos, artículos, folletos, notitas, trípticos o cualquier publicidad para verla después o hacer algo con ella, mejor investiga si eso lo puedes obtener en Internet.
- TODO está en internet, y puedes recurrir a eso cuando realmente lo necesites. Y no guardar miles de papelitos para “algún día cuando lo quiera revisar”.
Cuando se mueren las flores, no todo está perdido, les damos opciones para que vivan forever
4. Conoce el papel en tu vida: Tipo de papel
- El que no sirve (basura, reciclaje o trituración)
- El que se guarda en archivo de referencia para el futuro (documentos vitales)
- El que requiere de una acción (cuantas por pagar, tickets por cotejar, cosas que firmar)
- El sentimental (la caja de tesoros o recuerdos-fotos)
- El que requiere más de una acción-PROYECTOS
5. Si no te estorba, se te olvida
Crea un sistema con folders en donde estén tus acciones más recurrentes y tenlas a la vista en todo momento en tu espacio de trabajo.
- POR LEER
- POR HACER
- POR PAGAR
- TICKETS POR COTEJAR
- POR ARCHIVAR
6. Escribe tus pendientes, no eres una computadora
- Las listas de pendientes o To-do-Lists son una maravillosa herramienta para bajar toda la información que tienes en la cabeza
- Recuerda poner fechas límite o datos importantes que requieras para tomar acción y así no te detenga sacarla adelante.
7. KIT en caso de emergencia
“Documentos Vitales” a los que si le tienes que dar mayor importancia. Son los documentos que en caso de emergencia sería lo único con lo que deberías de salir de la casa.
- Actas de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción
- Escriuturas de la casa
- CURP
- Testamento
- Garantías de objetos de valor
- Pólizas de seguros
- Documentos educativos originales
Se recomienda tenerlos en un archivero a prueba de agua o incendios y en un lugar seguro de la casa.
¿Quieren organizar todo en sus casas y no saben por dónde empezar? Escuchen esto
8. Los tickets del infierno
- Solamente tickets de compras de productos para garantía. Y en ese caso recomiendo sacarle copia, ya que como saben la tinta de los tickets con el tiempo se borra.
- Los tickets de compras en efectivo BYE. A menos que quieras llevar cuentas para tu presupuesto, pero ya hay apps para eso en tu celular.
- Los tickets de compra con Tarjeta de Crédito para cotejarlos con el Estado de Cuenta. Pero una vez realizado eso cada mes: BYE!!! Y si los guardas en un cajón o caja para “revisarlos después” OLVÍDALO. La realidad es que eso no va a pasar.
9. Going paperless
- Muchas tiendas departamentales, bancos, servicios y compañías te ofrecen la posibilidad de mandarte tus estados de cuenta electrónicos.
- Si necesitas revisarlos están en tu mail y si necesitas tomar más acción los puedes imprimir, pero mientras no necesites ninguna de las dos.
10. Si organizas y no mantienes, vas a regresar a tu caos en cualquier momento
Plan de mantenimiento
- Diario: escritorio despejado y checar sistema de acción
- Semana: Procesar bandeja de entrada y archivar lo de la semana
- Mes: Implementar los pasos en pilas de papel nuevas y toma medio día para ordenar tu espacio
- Semestre: Analiza proyectos y analiza qué sí funciona y qué hay que cambiar
- Año: Depurar lo que ya no está actualizado y tómate un día entero para ordenar el espacio.
