Helios Herrera
Director de HH Consultores
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Muchas son reuniones totalmente carentes de objetivo, planeación y de una adecuada convocatoria; muchas empresas y jefes padecen de “juntitis aguda”, en donde solamente planean cual zopilotes, sin aterrizar nada concreto, pocas cosas son más improductivas en una organización que este tipo de juntas que solamente distraen y quitan tiempo a la gente, generando un círculo vicioso de poca productividad.
1. Plantear Objetivos claros
• Definir los “qués”, los “por qués” y los “para qués” de la junta en cuestión.
• ¿Qué temas vamos a tratar? esto es la carnita de la reunión
• ¿Por qué debemos tratarlos? ¿Es importante? Traten un solo proyecto a la vez, enfóquense.
2. Planear y comunicar correctamente
Si: Después de aterrizar los objetivos una reunión productiva debe ser planeada y preparada, incluye los temas a tratar para informar a todos los asistentes para que vengan preparados y no “en frío”, lo cual impactará negativamente la reunión y la productividad.
3. Convocar adecuadamente
• Convoquen solamente a la gente importante, necesaria, capaz de aportar soluciones y también a los tomadores de decisiones
• Una junta con una muchedumbre será eterna, altamente improductiva y no favorecerá ni la comunicación ni los acuerdos necesarios para avanzar
4. Presentación y motivos de la reunión
• Esta es tarea de aquellos que convocaron la reunión, deben informarles a los demás los objetivos de la reunión y lo que se tratará desde el inicio de la misma.
5. Todos participan asertivamente
• Los participantes serán activos en la medida en que también sepan del tema y se hayan preparado con antelación.
• Nunca falta el protagonismo, pero quien está a cargo de la reunión podrá balancear esto.
• Un buen moderador no permitirá que todos no tengan una participación equitativa y si quiere llevar al caos la reunión se portará de manera agresiva, arrogante y prepotente con los participantes.
6. Apoyos y logística
• Desde el simple hecho de que la junta se realice a horas convenientes, en áreas cómodas y bien iluminadas, con alguna bebida o refrigerio dependiendo de la hora
• La comunicación debe ser lo más gráfica posible.
¿Conoces mejor manera de bloquear la atención y de despertar el interés de los demás que un expositor que trae su presentación en miles de slides y que solamente se limita a leer y leer y leer? Yo no.
7. Papelito habla
• Para que la junta sea productiva, todos los acuerdos deben cumplirse, y obvio, deben quedar asentados por escrito en donde se especifique el quién, el cómo, el dónde y el cuando de las acciones a levarse a cabo.
8. Respetar el tiempo
• La puntualidad es un tema de respeto hacía uno mismo, los colegas, los jefes y las organizaciones.
• La reunión se debe empezar en la hora estipulada con quienes estén presentes y respetar la duración de la misma. Si esta será larga habrá que planear un par de recesos para necesidades fisiológicas y de comunicación.
9. Comuníquense bien
• Fomenta la participación de todos, formula preguntas específicas que los motiven a estar participativos, sin forzarlos.
• La retroalimentación de todos los hará participar activamente y asumir compromisos posteriores.
10. NO a los celulares
Consejos finales
• Busquen soluciones, nada más motivador que salir con los puntos resueltos.
• Realicen un resumen ejecutivo de los puntos tratados, de los acuerdos y conclusiones así como de los tiempos y responsables,
• Acuerden en conjunto la fecha de la siguiente reunión de seguimiento, si es que aplica.
