Helios Herrera
Dir. de HH Consultores: Desarrollo humano para la productividad.
Consulta a nuestro especialista
Saber usar el tiempo es una de las formas más eficientes para reducir el estrés y asegurarse de que alcanzar un alto nivel de productividad.
• La forma más común de perder el tiempo es navegar en internet (sin hacer cosas productivas, por supuesto)
• Perdemos tiempo pensando en todas las cosas que tenemos que hacer… pero no las hacemos.
• Perdemos tiempo en juntas de “revisión de pendientes” que, lejos de fomentar la productividad, restan valiosos minutos y horas a nuestros días laborales.
• Perdemos tiempo esperando a que llegue el momento perfecto para hacer las cosas que tenemos que hacer.
Según James Creasy, Director de Product Technology, Perforce Software, perdemos tiempo laboral en cosas como:
• Intentos por contactar a alguien (llamadas y correos sin respuesta de clientes, contactos, especialistas, etc.)hasta 74 minutos al día.
• Comunicación innecesaria (duplicar mensajes con otros colegas, explicaciones por confusiones generadas por falta de atención o mala comunicación, etc.) hasta 39 minutos al día.
• Juntas y reuniones→ hasta 33 minutos al día.
Entendiendo lo de “perdemos tiempo”, como que estas actividades, en esos lapsos de tiempo, no generan productividad.
¿Qué es saber usar el tiempo?
Es analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.
El tiempo es un recurso natural no renovable:
• El que pierde tiempo pierde vida
• Cada día que pasa nos acercamos un día más al día de nuestra muerte.
• Valorar el tiempo es valorar la vida
• Y OJO: descansar NO es desperdiciar el tiempo.
Trabajamos, trabajamos, trabajamos… y al final del día parece que no hicimos nada. Esto causa estrés: surge como resultado de una mala percepción en la administración de los eventos del día.
¿Podemos aprender a administrar el tiempo?
-No. El tiempo es un recurso continuo NO administrable, (es una llave de agua permanentemente abierta: no se puede administrar)
-Lo que Sí podemos ministrar son los EVENTOS que suceden o que no suceden en el tiempo.
a) Conceptualmente:
1. Toma 1% del tiempo obtener control sobre el restante 99% del recurso tiempo.
2. El 1% de 24 horas son 14.4 minutos: en 15 minutos controla lo que debe pasar en tu día.
3. Establece primero lo primero (“las piedras grandes van primero”): tus valores y motivos fundamentales.
4. Establece después conductas específicas y límites.
5. Distingue entre lo importante y lo urgente
• Cosas «a»: las tengo que hacer HOY forzosamente (urgentes)
• Cosas «b»: sería muy bueno que las hiciera hoy (importantes)
• Cosas» c» sería agradable hacerlas hoy
6. Elimina ideas y falsas creencias de lo urgente: si algo es urgente en tu agenda cada día durante 10 días… entonces no era tan urgente
7. Haz una lista concreta de las A, b, y C
8. Califica diariamente y sin excusas tu lista, 14.4 minutos
9. Lo que no hiciste hoy es postergable, pero las palomitas tienen precio.
10. Date cuenta lo que SÍ haces y gratifícate, valórate y prémiate el esfuerzo.
b) Logísticamente:
1. Haz un mapa por escrito diario de tiempos y movimientos (escribirlo ayuda mucho a ponerle orden)
2. Anticípate a posibles contingencias. Esto te evitará frustraciones y pérdidas de energía.
3. Date márgenes de tiempo, no pegues mucho los eventos y escribe una lista de todo lo que vas a hacer durante el día, la noche anterior.
4. Prioriza las tareas más importantes, así harás frente primero a esto y no a las urgencias.
5. Ten un horario establecido para cada cosa y minimizarás los conflictos, así ya no tendrás que tomar decisiones inesperadas o de último momento.
6. Aprende a decir no: Enfócate en las tareas importantes y ve si vale la pena una interrupción de las demás.
7. Delega: Si hay tareas en tu lista que no son demasiado importantes, puedes delegarla en otra persona.
8. Hazlo bien a la primera: Tener que corregir los errores más adelante podrían salirte caro.
9. Evalúa tus actividades: Las cosas que te gustan menos hacer ponlas primero y se disciplinado. Serás capaz de simplificar las actividades complejas sobre todo aquellas tareas que no son muy agradables de realizar para ti.
10. Descansa en los tiempos que son para descansar, así estarás más vital y descansado y podrás hacer todo lo que tienes que hacer en el tiempo que lo tienes que hacer, haciéndolo bien.
